Bis zur erfolgreichen Vermietung einer Wohnung bedarf es unzähliger Interaktionen mit Interessenten und aufwändige Datenerfassungen. Erstere erfolgen häufig per Mail und Telefon, letztere per Online-Interessentenbögen – all dies kostet auf Vermieter- sowie Interessentenseite viel Zeit und Nerven. Das CRM von polyEstate One bietet hierfür eine DSGVO-konforme Lösung, um diese Prozesse für alle Beteiligten effizienter und übersichtlicher zu gestalten: das Interessentencockpit.
Es ist – wortwörtlich – die Steuerzentrale für Ihre Interessenten, die den gesamten Bewerbungsprozess dort selbständig managen können. Dies ermöglicht eine einmalige Kombination aus maximaler Transparenz und zeiteffizientem Self-Service – und zwar leicht zugänglich ohne zusätzliche Apps oder Registrierungen. Lassen Sie uns das im Folgenden an einem typischen Ablauf aus dem Bereich der Wohnungsvermietung veranschaulichen.
Erstkontakt, Formulardaten, Besichtigungsbuchung – alles im Self-Service
Nach der initialen Anfrage auf eine Wohnungsanzeige erhalten Interessenten einen persönlichen Link, über den sie das Interessentencockpit aufrufen können. Im ersten Schritt öffnet sich das Formular, das zunächst die Kontaktinformationen sowie grundsätzliche Daten (z. B. wie viele Personen einziehen möchten) erfasst. Hier geben Interessenten zudem an, auf welchem Wege sie vom System zukünftig über Veränderungen im Bewerbungsprozess benachrichtigt werden möchten – per E-Mail oder gängige Messenger wie WhatsApp, Signal oder Telegram.
Der Status eines Angebots ändert sich durch die weitere Bearbeitung. Wenn das passiert, sendet unser System automatisch auf dem gewählten Kanal eine entsprechende Meldung mit dem persönlichen Cockpit-Link – das erspart dem Kundenservice zeitraubende Statusabfragen. Anschließend können die Interessenten den Prozess selbständig im Cockpit fortsetzen: in diesem Fall etwa über unser spezielles Tool einen Besichtigungstermin für das angefragte Objekt buchen (hierzu siehe das Feature „Digitaler Terminmanagement-Assistent“).
Digitale Bewerbung und Mietvertragserstellung oder Wunschprofil mit Alternativangeboten
Nach der erfolgten Besichtigung geben die Interessenten direkt über das Cockpit Rückmeldung. Wer sich für die Wohnung bewerben möchte, erledigt das eigeninitiativ über das System: detaillierte Informationen werden per Formular abgefragt, entsprechende Nachweise können als Dokument auf der Plattform hochgeladen werden – inklusive automatisierter Vollständigkeitsprüfung. Als letzten Schritt erfolgt auch die Erstellung des Mietvertrags digital, der sowohl digital als auch auf Papier gedruckt signiert werden kann.
Wer sich nicht für die besichtigte, jedoch andere Wohnungen interessiert, kann im Cockpit ein Wunschprofil angeben. Sind passende Alternativen bereits verfügbar, werden diese unmittelbar vorgeschlagen. Zusätzlich können Interessenten einen Newsletter abonnieren, um über die Veröffentlichung neuer Angebote, die dem Wunschprofil entsprechen, informiert zu werden.
Besteht nach der Besichtigung gar kein Interesse mehr an Wohnungen des Unternehmens, werden die entsprechenden Interessenten nach dieser Rückmeldung automatisch aus Datenschutzgründen anonymisiert.
Mit all diesen Features kombiniert das Interessentencockpit von polyEstate One zwei zentrale Aspekte der Digitalisierung, die den Arbeitsaufwand für Wohnungsunternehmen enorm minimieren: Der Self-Service ermöglicht die eigenständige Abwicklung des gesamten Bewerbungsprozesses durch die Interessenten selbst. Leicht zugänglich und stets einsehbar sorgt das Cockpit für größtmögliche Transparenz, sodass dem Kundenservice zeitaufwändige Statusabfragen erspart bleiben. Zudem übernimmt das System automatisch Prozesse wie die Meldung über Statusveränderungen, Vollständigkeitsüberprüfungen von Dokumenten oder den Vorschlag von passenden Alternativangeboten. Dies entlastet die Vermietung enorm und schafft Kapazitäten für komplexere Fälle – für mehr Effektivität und Zufriedenheit sowohl auf Vermieter- als auch auf Interessentenseite.
Freigeistige Allrounderin mit einer Vorliebe für Kreativität und Zwischenmenschliches. Approbierte Psychotherapeutin in ambulanter Praxis und Social Media Managerin bei polyEstate. Aktuell im Ruhrgebiet zu Hause, mit dem Herzen stets in den Bergen.