Besichtigungstermine vereinbaren und koordinieren bedeutet für Vermieter viel Aufwand und jede Menge unnötige Telefonate. Gemeinsam mit timum haben wir ein Buchungstool für unser etabliertes Immobilienvermarktungs-System polyEstate One entwickelt – und so den Prozess der Terminvereinbarung um das Zehnfache beschleunigt.
Direkte Interaktion frisst Zeit und Nerven
Bisher kontaktieren Vermieter die in Frage kommenden Interessenten in der Regel telefonisch oder per Mail, was erhebliche zeitliche Verzögerungen bedeutet. Die erste Hürde stellt die eingeschränkte telefonische Erreichbarkeit von Interessenten dar, die zu vielen ergebnislosen Kontaktversuchen seitens der Vermieter führt. Dies kann zwar per Mail umgangen werden, der zweite Zeitfresser in Form der Terminkoordination jedoch bleibt: im Gespräch muss erst einmal versucht werden, einen für beide Seiten passenden Termin zu finden. Grob – und optimistisch! – überschlagen bedeutet das für Vermieter einen durchschnittlichen Aufwand von fünf Minuten pro Interessenten. Bei zehn Interessenten summiert sich das inklusive der Termineintragung ins Verwaltungssystem auf eine Stunde Arbeit – pro Wohnung!
Alle Besichtigungstermine auf einen Mausklick
Unsere Lösung vereinfacht diesen Prozess erheblich. Im CRM von polyEstate wählen Vermieter geeignete Interessenten für eine Wohnung aus und geben Termin-Slots mit maximaler Teilnehmerzahl an, zu denen Besichtigungen angeboten werden. Mit einem Mausklick verschickt das System an die vom Mitarbeiter ausgewählten Interessenten einen Link zum Buchungstool – und zwar über denjenigen Kanal, der bei der Erstanfrage als Präferenz angegeben wurde (Messenger, Mail, App, etc.).
Unter diesem Link öffnet sich das Interessentencockpit, das wir hier bereits vorgestellt haben. In dem dort integrierten Buchungstool können Interessenten einen der verfügbaren Termine verbindlich reservieren oder aus dem Bewerbungsprozess aussteigen. Auf diese Weise können Vermieter auf einen Blick alle gebuchten Besichtigungstermine, etwaige Absagen sowie fehlende Rückmeldungen einsehen. Analog lassen sich Terminausfälle von beiden Seiten unmittelbar über das Tool steuern.
Fünf Minuten statt eine Stunde
Kurz zusammengefasst: Vermieter bestimmen also Zeitfenster und wählen geeignete Interessenten aus. Die Interessenten wählen sich dann innerhalb dieser Zeitfenster einen konkreten Termin. Dieser Self-Service reduziert den zeitlichen Aufwand für Vermieter auf maximal fünf Minuten pro Wohnung – was den gesamten Prozess der Besichtigungsterminvereinbarung um das Zehnfache beschleunigt. Das Buchungssystem lässt sich problemlos auf andere Terminvarianten erweitern wie Übergaben, Vorabnahmen, Reparaturen und Notartermine im Verkauf. Das spart sowohl auf Vermieter- als auch auf Kundenseite eine Menge Zeit und Nerven.
Freigeistige Allrounderin mit einer Vorliebe für Kreativität und Zwischenmenschliches. Approbierte Psychotherapeutin in ambulanter Praxis und Social Media Managerin bei polyEstate. Aktuell im Ruhrgebiet zu Hause, mit dem Herzen stets in den Bergen.